Tips & Tricks n.02/2019

 

IL NOSTRO UFFICIO È DIVISO IN VARI TEAM, COME POSSIAMO ORGANIZZARE IL LAVORO PER OGNUNO?

Con Uffici@ttivo è possibile definire diversi gruppi di lavoro, ognuno con i suoi membri, ed assegnare a ciascun gruppo dei compiti calendarizzati.

 

Esempio
Supponiamo, ad esempio, che una parte dei collaboratori dell’ufficio si occupi di calcoli strutturali, mentre un’altra di rendering. Per organizzare al meglio il lavoro sarebbe opportuno poter assegnare un impegno a calendario a più di un collaboratore contemporaneamente e, in caso siano sempre gli stessi a lavorare fianco a fianco, sarebbe decisamente comodo poterli raggruppare sotto un’unica “etichetta”. 

 

Soluzione

Uffici@ttivo ci viene in soccorso, grazie alla funzionalità legata alla gestione dei gruppi. È sufficiente premere sul pulsante associato alla gestione dei gruppi nella parte destra della toolbar superiore per accedere alla finestra di gestione dei gruppi.

Inizialmente apparirà una schermata vuota, con un bottone che ci dà la possibilità di aggiungere un nuovo gruppo: per farlo è sufficiente inserire un nome e spuntare le caselle degli operatori che deisderiamo aggiungere ad esso. Una volta terminata l’operazione avremo creato il gruppo: la finestra di gestione si presenterà come nell’immagine sopra.

Dopo aver creato il nostro primo gruppo non ci resta che assegnarli un impegno!

Andiamo allora nella parte di gestione impegno e clicchiamo sul pulsante “Nuovo Evento” per ottenere la seguente finestra di dialogo:

Dalla tendina a destra possiamo scegliere il nome del “proprietario” dell’impegno, ovvero colui al quale si farà riferimento per il costo orario della lavorazione. Cliccando sul pulsante “Partecipanti” appena sotto potremo invece assegnare all’evento i nostri “partecipanti”, cioè coloro i quali lavoreranno insieme al “proprietario” per portare a termine il lavoro. Nella seguente finestra di dialogo ci verrà data la possibilità di selezionare manualmente i singoli partecipanti, oppure di selezionare un gruppo che automaticamente assegnerà all’evento i suoi membri.

Come si può notare dalla finestra, la selezione del gruppo ha comportato l’automatica selezione dei membri che gli avevamo precedentemente assegnato.

Gli eventi assegnati a più persone saranno poi dubito visibili sul calendario: Uffici@ttivo li borderà di rosso, così da non perderli mai di vista!

Uffici@ttivo 1.6 è arrivato!

Uffici@ttivo è cresciuto, con la versione 1.6 arrivano tante novità.

Con l’arrivo della versione 1.6 Uffici@ttivo è diventato ancora più versatile, diventando sempre più un valido alleato nell’organizzazione del lavoro di tutti i giorni. Andiamo ad analizzare le principali novità.

 

Definizione tipologia di attività

Con la versione 1.6 è possibile definire i tipi di lavorazione di cui si occupa l’organizzazione (ad esempio calcolo strutture, sviluppo software, riunione…) per poter categorizzare al meglio le commesse. I tipi di lavorazione possono essere liberamente inseriti dall’utente, senza vincoli di forma o numero, in base alle esigenze di ognuno.

 

Possibilità di eliminare gli impegni in calendario associati ad una commessa

Da ora, in caso di eliminazione di una commessa dall’archivio in uso, sarà possibile eliminare dal calendario anche tutti gli impegni ad essa associati. In questo modo non si rischia di avere impegni “fantasma” in agenda e l’organizzazione del lavoro può scorrere al meglio.

 

Funzione di contabilizzazione degli impegni

Una volta definiti gli eventi a calendario potrebbe essere molto utile uno strumento che calcoli automaticamente quanto tempo sia stato speso su una commessa specifica sia per la di fatturazione che di feedback sull’energie spese nella realizzazione di quel progetto. Anche in questo caso Uffici@ttivo è un valido alleato: con la nuova versione è stata inserita la funzione di contabilizzazione delle voci a calendario che permette, appunto, di conoscere per quanto tempo l’organizzazione ha lavorato su una determinata commessa. La funzione prepara anche tutte le voci alla rendicontazione, così da aiutare l’utilizzatore in tutte le fasi della gestione del suo lavoro.

 

Vista settimanale dell’agenda

Per facilitare la visualizzazione e l’organizzazione del lavoro durante tutto l’arco della settimana, con la 1.6 è possibile utilizzare l’agenda in vista settimanale, il che permette di avere tutto sotto controllo a colpo d’occhio.

 

Possibilità (o meno) di visualizzare la domenica nell’agenda

La domenica, si sa, è il giorno del riposo e l’ufficio difficilmente ha impegni in agenda, per questo Uffici@ttivo consente di non visualizzarla nell’agenda settimanale, così da avere più spazio nella finestra per gli altri giorni.

 

Comandi tutti nuovi per l’interfaccia dell’agenda

L’agenda di Uffici@ttivo si rinnova ed aggiunge diversi comandi ed una nuova veste grafica per l’inserimento di un nuovo evento a calendario. Da ora, con un semplice click, è possibile, copiare, eliminare, o ripetere il giorno seguente un impegno. Anche i filtri sulla visualizzazione degli eventi calendarizzati sono migliorati: oltre a quello sull’operatore, adesso ci sono anche quelli sul tipo di attività e sulla commessa.

 

Gestione proprietà non esclusive per i clienti

Chi ha detto che un cliente deve essere interessato ad una sola tra le prestazioni che fornisce la tua organizzazione? Con Uffici@ttivo, nell’anagrafica di ogni cliente, puoi salvare a quale dei tuoi servizi è interessato, anche se sono più di uno: così potrai facilmente ritrovarlo attraverso i filtri di ricerca.

Tips & Tricks n.01/2019

 

Lavoriamo da diverse postazioni e i percorsi delle cartelle condivise non sono univoci sui vari pc. Posso fare in modo che Uffici@ttivo faccia riferimento al percorso condiviso?

Con Uffici@ttivo è possibile definire dei percorsi di default, relativamente a ciascuna macchina da cui si opera, dalla finestra Impostazioni generali Uffici@ttivo.

 

Esempio

Obiettivo: fare in modo che una cartella condivisa, tuttavia con percorso diverso su ciascun computer, sia vista correttamente dal computer corrente.

La cartella in questione è condivisa tramite Dropbox e, sul mio pc, è associata al percorso C:\Users\Federico\Dropbox\BeEngineered\Lavori\Scrittura Uffici@ttivo.

 

 

Soluzione

Dalla finestra Impostazioni generali Uffici@ttivo si crea una cartella, che chiamiamo ad esempio BeEng, a cui si assegna il percorso valido sul computer di riferimento.

 

È ora sufficiente indicare il percorso di default tra parentesi quadre, facendolo seguire dalla cartella di riferimento. Da questo momento, ogni computer vedrà, in maniera univoca, la cartella condivisa Scrittura Uffici@ttivo.

 

 

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